EN version
Monthly Financial Closing: The things we do to make sure that our books remain in good shape
In the world of finance, closing the books simply means finishing the month so that the financial information reflects reality. We do practical housekeeping: we reconcile the bank and credit card statements to our official accounting system, QuickBooks Online (QBO). We note timing differences and correct obvious misclassifications. We also post a few journal entries to explain special situations, for example when money moves from the investment account into the checking account and then immediately goes out to pay a program expense. Another such situation is when a cost belongs to June but the invoice arrives in July. After that, we prepare the financial statements so we can analyze how the organization is progressing toward its annual goals and present a clear, trustworthy picture to the board and to the members.
To make these activities concrete, here is a short, fictional conversation between the Treasurer and the Central Office Director.
Treasurer: We still don’t have the utilities bill. To keep June whole, let’s record an accrual for $900.
Office Director: Got it. I’ll post a journal entry: debit Utilities Expense $900, credit Accounts Payable $900. That way June shows the cost before the invoice arrives.
Treasurer: Nice. The bank statement shows $2,000 in outstanding checks. That’s just timing. We’ll explain it in the reconciliation report.
Office Director: We prepaid $12,000 for the conference venue. One month has passed, so we should recognize $1,000 as expense.
Treasurer: Exactly! Debit Expense $1,000, credit Prepaid Expense $1,000. While we’re at it, let’s book depreciation on the copier. Round it to $500 for June.
Office Director: One more item: revenue for the October workshop. We already collected $6,000 in July.
Treasurer: That’s unearned revenue. We’ll defer it now and recognize it as we deliver the workshop.
Office Director: Once these are in, I’ll run the trial balance and make sure the statements tie.
Key terms we learned
- Journal Entry (ĵurnala registro): A manual entry in the accounting system with debits and credits for a transaction. Some accounting activities do not map to a single external transaction (for example, when we record a portion of depreciation each month). To keep the books accurate, a bookkeeper or other professional records these items manually.
- Accrual (akrualo/enperiodigo): Put costs and revenues in the correct period, not based on the cash movement. This is important to ensure the financial reports reflect regular, expected monthly expenses (for example, utilities).
- Deferral (prokrasto): Recognize later what was paid or received now. We should not record revenue for an event before the event actually occurs, even if we received the cash during advance registration.
- Unearned Revenue (neankoraŭ gajnita enspezo): Cash received for work not yet delivered. See “Deferral” above.
- Reconcile (bilanci) / Reconciliation (bilancigo): Explain differences among the bank statement, subledgers, and the general ledger. During reconciliation, we analyze differences to explain why they happened and how to correct any errors.
- Prepaid Expense (antaŭpagita elspezo): An asset that turns into an expense over time.
- Depreciation (amortizo): Scheduled expensing of a long‑lived asset.
- Accounts Receivable — A/R (ricevaĵoj): Amounts owed to the nonprofit.
- Accounts Payable — A/P (pagendaĵoj): Amounts the nonprofit owes.
- Trial Balance (prova bilanco): Listing to confirm debits equal credits before financial reports are run.
These steps keep the Statement of Activities and Statement of Financial Position honest and readable… which builds member trust.
En la mondo de financoj, fermi la librojn simple signifas fini la monaton tiel, ke la financinformo spegulu la realon. Ni faras praktikajn ordigadojn: ni bilancas la bankajn kaj kreditkartajn kontoeltiraĵojn kun nia oficiala financsistemo: QuickBooks Online (QBO). Ni notas tempodiferencojn kaj korektas evidentajn misklasifikojn. Ni ankaŭ faras kelkajn ĵurnalajn registrojn por klarigi specialajn situaciojn, ekzemple kiam mono moviĝas el la investa konto en la bankokonton kaj tuj poste eliras por pagi programan elspezon. Alia tia situacio estas kiam kosto apartenas al junio (ekz) sed la fakturo alvenas en julio. Post tio ni pretigas la financajn raportojn por analizi kiel la organizo progresas al la jaraj celoj kaj por prezenti klaran, fidindan bildon al la estraro kaj al la membraro.
Por konkretigi tiujn agadojn, jen mallonga, fikcia interparolo inter la Kasisto kaj la Direktoro de la ĉefoficejo.
Kasisto: Ni ankoraŭ ne ricevis la fakturon pri la bazaj oficejaj provizoj kiel elektroprovizo, akvoprovizo, rubforigo, interretkonekto, ktp. Por teni junion kompletan, ni registru akrualon je 900 $.
Direktoro de la ĉefoficejo: Bone. Mi faros ĵurnalan registron por debeti Bazprovizo-elspezon je 900 $ kaj krediti Pagendaĵojn je 900 $. Tiel junio montras la koston eĉ antaŭ ol ni ricevos la fakturon.
Kasisto: Bonege. La banka kontoeltiraĵo montras 2 000 $ da nepagitaj ĉekoj. Nur temas pri tempodiferenco… ni klarigos tion en la bilancigo.
Direktoro: Ni antaŭpagis 12 000 $ por la kongresejo. Pasis unu monato, do ni registru 1 000 $ kiel elspezon.
Kasisto: Ĝuste! Debetu Elspezon 1 000 $ kaj kreditu Antaŭpagitan elspezon 1 000 $. Dum ni faras tion, ni registru amortizon por la kopiilo. Rondigu tion je 500 $ por junio.
Direktoro: Ankoraŭ unu: la enspezo por la oktobra ateliero. Ni ricevis jam 6 000 $ en julio.
Kasisto: Tio nun estas neankoraŭ gajnita enspezo. Ni prokrastu ĝin kaj rekonu ĝin poste dum ni liveras la programon.
Direktoro: Post tiuj paŝoj, mi kalkulos la provan bilancon kaj certigos, ke la etatoj kongruas.
Vortoj lernitaj
- Ĵurnala registro (Journal Entry): Per mana enskribo en la financsistemo kun debetoj kaj kreditoj por transakcio. Kelkaj kontadaj agadoj ne rekte kongruas al fakta transakcio (ekz. kiam ni registras parton de la amortiza kosto ĉiumonate). Por certigi, ke ĉi tiaj aferoj estas en la sistemo por bone trakti la librojn, librotenisto aŭ alia profesiulo devas registri ilin mane.
- Akrualo/enperiodigo (Accrual): Meti kostojn kaj enspezojn en la ĝustan periodon… ne laŭ la monfluo. Tio ĉi estas tre grava agado por certigi, ke la financraportoj reflektas la regulajn, atendatajn elspezojn en monato (ekz. tiaj por monataj utilaĵoj).
- Prokrasti (Defer) / Prokrasto (Deferral): Rekoni poste tion, kio estis pagita aŭ ricevita nun. Estas malpermesate, ke ni ne en niaj libroj registru la enspezoj de evento antaŭ ol la evento fakte okazos, eĉ se ni ricevas monon dum la registrada procezo antaŭ la evento.
- Neankoraŭ gajnita enspezo (Unearned Revenue): Mono ricevita por laboro ankoraŭ ne liverita. Vidu “Prokrasto”-n supre.
- Bilanci (Reconcile) / Bilancigo (Reconciliation): Klarigo de diferencoj inter banka kontoeltiraĵo, sublibroj kaj la ĉeflibro. Dum ni bilancas la etatojn, ni analizas iajn diferencojn por klarigi kial ili okazis aŭ kiel ni devos fari por korekti erarojn.
- Antaŭpagita elspezo (Prepaid Expense): Aktivo, kiu laŭtempe fariĝas elspezo.
- Amortizo (Depreciation): Planita elspezigo de longdaŭra aktivo.
- Ricevaĵoj — A/R (Accounts Receivable): Sumo ŝuldata al la neprofitcela organizo.
- Pagendaĵoj — A/P (Accounts Payable): Sumo kiun la organizo ŝuldas al aliaj.
- Prova bilanco (Trial Balance): Listo por konfirmi, ke debetoj egalas kreditajn enskribojn antaŭ ol oni faras la etatoj.
Tiuj paŝoj certigas, ke la Etato de Financaj Agadoj kaj la Etato de Financa Pozicio estas klaraj kaj fidindaj. Kaj tio konstruas la fidon de la membraro.